La lettura ottica, sistema digitale che permette l'acquisizione e l'archiviazione immediata di documenti cartacei è utilizzata per ogni esigenza di archivio e permette di risparmiare tempo e risorse rendendo il lavoro di ufficio più agile ed efficiente.
Vantaggi della lettura ottica
I sistemi documentali odierni permettono di leggere e archiviare documenti e testi in modo immediato ed altamente preciso e accurato. Scegliere la lettura ottica dei documenti significa risparmiare più della metà del tempo altrimenti spesa in trascrizione, copiatura e battitura al computer.
Datasis.it è una delle tante aziende che operano nel settore gestione documentale, specializzata nell'acquisizione di documenti cartacei che vengono trasformati in file digitali, disponibili e consultabili con facilità da qualsiasi dispositivo. Questo tipo di aziende che si occupano della lettura ottica di documenti utilizzano delle tecnologie all'avanguardia, con degli speciali software che permettono di avere risultati eccellenti. La lettura ottica di documenti viene richiesta da aziende pubbliche o private che hanno la specifica necessità di digitalizzare archivi o documenti, di solito dall'ingente mole.
La digitalizzazione di documenti viene effettuata su questionari di gradimento, su test di valutazione e ammissione utilizzati nelle procedure concorsuali pubbliche o private, nei test a risposta multipla e nella documentazione completa relativa ai concorsi stessi. La lettura ottica può riguardare anche ogni tipo di documento da archiviare, da suddividere e da classificare in modo automatico con la tecnica della profilazione, oppure in documenti che utilizzano chiavi di ricerca o indici in fase di catalogazione.
Questo tipo di documenti, tuttavia, non sono gli unici ad essere sottoposti a processo di lettura ottica. Sono, infatti, frequenti i casi in cui si sceglie di digitalizzare bolle e fatture, ordini e dati di produzione. La aziende e i grandi uffici spesso si affidano al sistema di digitalizzazione per tenere in ordine e archiviare documenti come dati fiscali, rilevazione di presenze o assenza, e protocolli vari che devono essere smaltiti e traslati in forma digitale.
I vantaggi della digitalizzazione di documenti e fatture sono molteplici: innanzitutto questo innovativo sistema permette di risparmiare una gran quantità di tempo e di spazio. Archiviare documenti in formato digitale significa anche tagliare notevolmente i costi di gestione dell'archivio, risparmiare sul materiale fisico, come carta, protocolli ecc e optare per una soluzione smart e al passo coi tempi.
Perché archiviare documenti in digitale
Come visto in precedenza, scegliere di creare un archivio digitale è una soluzione pratica ed efficiente, che snellisce il lavoro umano e permette totale assenza di errori e massima precisione.
Immagazzinare dati in digitale vuol dire risparmiare moltissimo spazio e avere allo stesso tempo la possibilità di avere archivi immensi contenuti in un piccolo hard disk.
Inoltre, a differenza di un archivio cartaceo, grazie alla catalogazione digitale si potranno consultare dati in tempi brevissimi, dato che verranno eliminati i tempi relativi alla ricerca manuale per identificare e isolare il documento che si sta cercando.
La gestione documentale digitale riduce gli errori in maniera notevole rispetto ai tradizionali metodi di archiviazione: con la lettura ottica dei documenti è possibile riporre ogni file al suo esatto posto, senza il rischio di scambiarlo e di infilarlo per sbaglio in un'altra cartella. In questo modo ogni documento digitalizzato viene conservato in un luogo sicuro e reso in ogni momento disponibile in pochi click.
Sempre più aziende del settore pubblico e privato stanno procedendo a trasformare i propri archivi cartacei in archivi digitali: ciò significa fare un passo avanti nella modernità e usufruire di un sistema che permette innumerevoli vantaggi e aspetti positivi.
La quantità di tempo risparmiato nel rovistare in polverosi e disordinati archivi verrà impiegata per fare meglio sul posto di lavoro, offrendo al pubblico un servizio efficiente che dimentichi le lungaggini e i disguidi provocati da un documento mancante o da errori in fase di catalogazione. L'archiviazione digitale è ottimo modo per avere una marcia in più sul luogo di lavoro, una soluzione ecologica che garantisce efficienza e risultati ottimali.