Dal 30 novembre 2017, con l'approvazione finanziaria per l'anno 2018, si è definitivamente approvata una nuova modalità di emettere fattura tra privati, già in uso nella pubblica amministrazione ed in specifiche aziende di cessione benzina e petrolio, la fattura elettronica.
Dal primo gennaio del prossimo anno, anche per i privati, sarà obbligatorio inviare e ricevere le fatture tramite un canale elettronico mediato dal sistema SDI (Sistema di interscambio); vediamo insieme come comprendere al meglio questo passo in avanti nella gestione telematica del nostro quotidiano.
Cosa è la fattura elettronica
La fattura elettronica è un innovativo processo digitale che gestisce il processo di fatturazione nella sua interezza, dal mittente al ricevente, conservandone traccia per i dieci anni successivi come norma impone.
L'Osservatorio Fatturazione Elettronica e eCommerce B2B della School of Management del Politecnico di Milano ha effettuato diversi studi in merito alla funzionalità di questa nuova metodologia di emissione e ricezione di fatture; all'interno di questi studi è stato possibile rilevare diversi benefici determinati dal passaggio dal processo tradizionale basato su carta a quello di fatturazione elettronica.
Il vantaggio più evidente è indubbiamente un sostanzioso risparmio annuo per le organizzazioni che inviano e ricevono un volume di fatture maggiore alle tremila fatture per anno solare; un risparmio riscontrabile tra i sette euro e cinquanta e gli undici euro e cinquanta a singola fattura.
Le variabili per comprendere tale netta diminuzione dei costi sono da ricercarsi prettamente in un sostanziale dimezzamento dell'uso di manodopera per l'attività di relazione con il cliente, di gestione della conservazione, di stampa e imbustamento; inoltre non si può considerare il notevole risparmio nell'utilizzo di materiali quali carta e inchiostro.
Il grande passo in avanti che si cerca di creare con questa nuova metodologia di emetter e ricevere fattura è il tentativo di insidiare un pensiero culturale digitale, modernizzando le dinamiche delle imprese italiane verso una gestione della documentazione -sia essa in entrata o in uscita- totalmente digitale.
IL PROCESSO DELL'INVIO E DELLA RICEZIONE DELLE NUOVE FATTURE ELETTRONICHE
La normale, fino a oggi, fatturazione cartacea o mediante formato digitale pdf verrà modificata dall'utilizzo di formato XML con apposita firma digitale; tale formato verrà poi inviato al sistema gestore di tutti i flussi di entrata ed uscita fattoriale, la piattaforma del sistema di interscambio (SDI), piattaforma che si occuperà dell'inoltro al cliente.
La realizzazione della fattura digitale può risultare ostica, sopratutto per il necessario utilizzo del linguaggio XML; esiste però una procedura nativa AS400 (iSeries-IBM i) che da la possibilità di convertire un file sequenziale semplice a campi in un file formato XML come da normativa dell'Agenzia delle Entrate.
Con il sussidio di recordinformatica.it sarà possibile creare un file semplice, di tipologia sequenziale multirecord, al cui interno siano presenti le informazioni minime necessarie alla produzione dell'XML; questa procedura permetterà a una netta semplificazione della nuova modalità di fatturazione, dando così modo ai clienti di comprendere al meglio l'innovativo passaggio ad un piano telematico.